Cuánto personal poner en sala: cómo usar las ventas por hora

No hay una cifra que diga cuántos camareros necesita un restaurante: depende de si sirves en mesa o en barra, de la carta, de la distancia a la terraza y de cómo trabaje tu equipo. Lo que sí puedes hacer es mirar tus ventas por hora de varias semanas, ver a qué horas se concentra el trabajo de cada día y ajustar quién entra y cuándo para cubrir esos picos. Luego compara las horas trabajadas con lo vendido y corrige.

Por qué no hay una cifra mágica

Las reglas del tipo «un camarero por tantas mesas» son, como mucho, una orientación. Dos locales con las mismas mesas pueden necesitar plantillas muy distintas:

• El tipo de servicio. Un menú del día rápido no pide lo mismo que una carta con vinos y explicación de platos.
• La distribución. Una terraza al otro lado de la calle cuesta pasos y tiempo.
• Cómo se toma nota. Si el camarero marca la comanda en la mesa con un comandero, se ahorra viajes a la barra.
• Quién hace qué. Si la sala también recoge, monta y cobra, necesita más manos que si alguien se encarga de la barra y la caja.

Por eso la referencia útil no es la de otro local, sino la tuya: cuándo se concentra el trabajo en tu casa.

Lo que te dice la curva de ventas por hora

Si pones en fila lo que vendes en cada hora de un servicio, sale una curva: arranca, sube hasta un pico y baja. Esa curva te dice cuándo necesitas a todo el equipo y cuándo te sobra gente.

Tres cosas para leerla bien:

• Cada día tiene su curva. El martes y el sábado no se parecen; analízalos por separado.
• Mira varias semanas. Un día con un grupo grande deforma la curva. Con cuatro semanas del mismo día de la semana ves la forma real.
• Si la venta se apunta al cobrar, la curva va con retraso. El trabajo de la sala empieza cuando la mesa se sienta, pero la venta aparece cuando paga. El pico de cobros llega después del pico de trabajo, y conviene adelantar las entradas en consecuencia.

Un método en cuatro pasos

1. Saca la curva de cada día de la semana con varias semanas de datos.
2. Marca las horas fuertes: las que están claramente por encima del resto del servicio.
3. Escalona las entradas. En vez de que todo el equipo entre a la misma hora, que alguien abra y monte, y que el resto llegue justo antes de que empiece la subida. Lo mismo al cerrar: la bajada no necesita a todos.
4. Revisa al mes. Compara cómo fue el servicio con quién estaba y ajusta. Cuando cambie la temporada, por ejemplo con la terraza, vuelve a empezar.

Si llevas reservas, úsalas como aviso: un día con muchas reservas confirmadas puede anunciar una curva más alta que la media. Cómo llevarlas lo contamos en reservas en un restaurante.

Señales de que falta o sobra gente

Los números dicen mucho, pero la sala también avisa:

• Falta gente si las mesas esperan para pedir, para la cuenta o para que se recoja, si cocina tiene platos listos que nadie saca o si se olvidan bebidas. Una espera que parece de cocina puede ser de sala; lo explicamos en comandas de cocina: menos errores y menos esperas.
• Sobra gente si en las horas flojas hay varias personas sin tarea durante mucho rato, servicio tras servicio.

Apunta estas señales con su día y su hora. Al cruzarlas con la curva, verás si el problema es de cantidad de gente o de a qué hora entra.

Horas trabajadas frente a ventas

El último paso es poner al lado lo que vendes y las horas que trabaja el equipo. Si un día vendes poco y tienes muchas horas, o al revés, ahí hay una decisión que tomar. Para eso necesitas las horas reales de cada persona, que salen del registro de jornada. Qué exige la ley y cómo llevarlo lo tienes en registro de jornada en hostelería.

Qué te da isoMenú

Las estadísticas de isoMenú te dan las ventas por hora del periodo que elijas, contiguas aunque crucen la medianoche (el eje empieza a las 6:00, así la noche queda seguida y en orden), y se calculan con la hora del cobro. La curva suma todo el periodo elegido y no separa por día de la semana: para ver la de los sábados, elige cada sábado como periodo. También te dan las ventas por sesión, es decir, por jornada de caja, desde su apertura hasta su cierre. En el pulso del día ves cómo vas comparado con ayer a la misma hora.

Los fichajes del equipo también están en el TPV, con su registro de jornada exportable en Excel o CSV. Lo que isoMenú no hace es planificar los turnos ni decirte cuánta gente poner: te da los datos y la decisión es tuya.