Control de stock en un bar: bebidas y envasados sin sorpresas

Para controlar el stock de un bar sin volverte loco, empieza por lo que se cuenta por unidades: refrescos, botellines, aguas, zumos y cualquier producto envasado. Ponles un stock y un mínimo de aviso, deja que se descuenten solos al cobrar y haz un recuento físico cada cierto tiempo para comparar. Lo que se sirve a granel o se elabora en cocina necesita otro método, y es mejor no mezclarlo.

Qué controlar por unidades y qué no

El control de stock que funciona en un bar es el de las unidades cerradas: lo que entra en una caja y sale de una en una. Una lata, un botellín, una botella de agua o una bolsa de patatas son fáciles de contar y cada venta descuenta exactamente una.

Otras cosas no encajan en ese esquema:

• Lo que se sirve a granel o por copas: la cerveza de barril, el vino por copas o los combinados. Aquí la venta no descuenta una unidad entera, así que conviene controlarlo con el recuento físico de barriles y botellas, no con el contador de ventas.
• Los platos elaborados: una tapa o un bocadillo llevan varios ingredientes. Su control es el de las raciones, el escandallo y las mermas, que contamos en escandallo y mermas.

Empezar solo por lo envasado tiene una ventaja: sabes de verdad cuánto vendes de cada bebida y dejas de pedir a ojo.

El stock mínimo: cuándo pedir

El stock mínimo es la cantidad a partir de la cual hay que reponer. No es una cifra universal: depende de lo que vendes y de cada cuánto te sirve el proveedor. Una forma sencilla de fijarlo es esta:

1. Mira cuántas unidades de ese producto vendes en los días que pasan entre un pedido y su entrega.
2. Súmale un margen para un día fuerte, que lo decides tú.
3. Ese es tu mínimo. Cuando el stock baje de ahí, entra en el pedido siguiente.

Por ejemplo: imagina un refresco del que vendes unas cuarenta latas entre pedido y pedido. Si pones el mínimo en cincuenta, el aviso te llega antes de quedarte sin ellas un viernes. Revisa los mínimos cuando cambie la temporada: la terraza de verano no vende lo mismo que el invierno.

Cuándo se descuenta una unidad

Hay dos momentos posibles para descontar: cuando el camarero marca la bebida o cuando se cobra la cuenta. Descontar al cobrar tiene una ventaja clara: si una línea se anula antes de cobrar, no descuenta nada, y el stock refleja lo que de verdad se ha vendido.

Lo que el contador de ventas no ve son las salidas que no pasan por caja:

• Roturas y botellas caducadas.
• Invitaciones que no se marcan en el TPV.
• Consumo del personal, si lo hay y no se registra.

La solución no es desconfiar: es acordar que todo lo que sale de la cámara se marca, aunque sea a precio cero o como ajuste. Lo que no se marca es exactamente lo que después aparecerá como diferencia.

El recuento físico y las diferencias

Cada cierto tiempo, por ejemplo una vez a la semana o al cerrar el mes, cuenta lo que hay de verdad en la cámara y en el almacén y compáralo con lo que dice el sistema. Las diferencias pequeñas son normales; las que se repiten en el mismo producto merecen una pregunta.

• Cuenta siempre a la misma hora, por ejemplo antes de abrir, para que no haya ventas a medias.
• Corrige el stock del sistema con el recuento real y apunta la diferencia.
• Si un producto falta siempre, revisa si se está marcando como invitación, si hay roturas o si se cobra con otro botón.

Las diferencias de stock y las de caja pueden tener las mismas causas. Si quieres revisar las dos a la vez, mira cómo vigilar las anulaciones, los descuentos y las invitaciones.

Cuando llega a cero

Un producto que se acaba tiene que dejar de venderse en ese momento, en la barra y en la carta. Si el sistema lo marca como agotado al llegar a cero, deja de ofrecerse en la carta y en el comandero. Y cuando repones, tiene que volver a estar disponible sin que nadie se acuerde de desmarcarlo. Lo explicamos con más detalle en platos agotados.

Si un cliente devuelve un producto cerrado, decide si vuelve al stock: una botella sin abrir puede volver a venderse; una abierta, no.

Cómo lo lleva isoMenú

El inventario de isoMenú está pensado para unidades cerradas, como bebidas y envasados, no para platos elaborados ni materias primas. En cada producto activas el control de stock, pones las unidades que tienes y un mínimo de aviso. La lista de inventario te enseña qué productos están en su mínimo o por debajo y cuántos son.

El stock se descuenta al cobrar, solo de las líneas que no se han anulado, y en la misma operación del cobro. Al llegar a cero, el producto se marca agotado: sale de la carta pública y deja de salir en el comandero al abrir una comanda (en una pantalla que ya estaba abierta sigue apareciendo hasta que se vuelve a abrir). Si repones unidades de un producto controlado que estaba agotado, vuelve a estar disponible. Y al hacer un abono por una devolución puedes devolver esas unidades al stock. El inventario es una zona de gestión del TPV: en cuanto das de alta un encargado con PIN, solo entra quien se identifica con ese PIN; hasta entonces, entra la sesión del dueño.

Lo que no hace: no descuenta ingredientes de los platos, no lleva proveedores ni pedidos de compra y no calcula el coste de lo que vendes. Para eso necesitarás tu hoja de escandallo o tu proveedor habitual.