Cierre de caja en un restaurante: cómo hacer el arqueo sin descuadres

Cerrar la caja de un restaurante es comparar lo que debería haber con lo que hay. Lo que debería haber en efectivo es el fondo con el que abriste, más las ventas en efectivo, más el dinero que entró a mano, menos el que salió. Eso se compara con lo que cuentas en el cajón. La tarjeta, el Bizum y los demás métodos se cuadran aparte, con sus propios justificantes. Si haces los mismos pasos cada día y en el mismo orden, cualquier descuadre que aparezca tendrá una explicación que puedes buscar.

Arqueo y cierre: qué es cada cosa

El arqueo es contar y comparar: el efectivo que hay en el cajón frente al que debería haber según las ventas. El cierre es dar el turno por terminado y guardar el resultado, con lo vendido, lo cobrado por cada método y el descuadre si lo hay. Es lo que se conoce como informe Z.

La cuenta del efectivo teórico es siempre la misma:

• Fondo de caja con el que se abrió el turno,
• más las ventas cobradas en efectivo,
• más las entradas de dinero a mano (por ejemplo, cambio que trae el encargado),
• menos las salidas (una compra urgente pagada de la caja, un pago a un proveedor).

El descuadre es la diferencia entre lo contado y ese teórico. Si sale positivo, sobra dinero; si sale negativo, falta.

El fondo de caja: con qué empiezas

El fondo es el cambio con el que abres: monedas y billetes pequeños para devolver en los primeros cobros. Decide una cantidad fija y repítela cada día, porque así cualquiera del equipo sabe con qué abre y con qué tiene que quedarse al cerrar. Cuéntalo al abrir, delante de quien vaya a llevar la caja, y anótalo en el TPV. Un fondo que no se cuenta al empezar convierte cualquier descuadre en una discusión sin salida.

Arqueo por método de pago

Cada método de pago se cuadra contra su propia fuente, no todo junto:

• Efectivo: se cuenta el cajón, se separa el fondo y se compara el resto con las ventas en efectivo.
• Tarjeta: se compara el total del TPV con el cierre del datáfono del mismo turno.
• Bizum, QR u otros: se comparan con los avisos o movimientos recibidos.

Hacerlo así te dice dónde está el problema. Si el efectivo falta y la tarjeta sobra en lo mismo, probablemente no se ha perdido dinero, sino que un cobro se anotó con el método equivocado. Si solo falta efectivo, toca buscar en el cambio, en las salidas sin anotar o en los cobros que no se registraron.

Las propinas, aparte

La propina no es una venta, así que no debería mezclarse con lo vendido. Si la propina se cobra con tarjeta, entra en el datáfono junto con la cuenta. Anótala en el TPV separada de lo cobrado: así sabes cuánto es venta y cuánto es propina, y el arqueo de tarjeta cuadra. Si la propina es en efectivo y va a un bote, que no pase por el cajón. Y acordad cómo se reparte antes de que haga falta, no al final de un servicio largo.

Por qué se descuadra una caja

Cuando una caja no cuadra, conviene repasar primero estas causas:

• Cambio mal dado en hora punta.
• Un cobro anotado con otro método: se cobró con tarjeta y se marcó efectivo, o al revés.
• Dinero que sale del cajón para una compra y no se anota como salida.
• Propinas mezcladas con las ventas.
• Un fondo que no se contó al abrir.
• Mesas que se quedan abiertas al cerrar, con lo consumido sin cobrar.
• Devoluciones en efectivo que no se registran.

Hay otra parte del control que no se ve en el arqueo: líneas borradas, precios rebajados o invitaciones sin anotar. Eso lo tratamos en anulaciones, descuentos e invitaciones.

Una rutina de cierre en siete pasos

1. Revisa las mesas abiertas. Cobra o cierra lo que quede antes de contar.
2. Cierra el datáfono y guarda su resumen del turno.
3. Cuenta el efectivo y separa primero el fondo para el día siguiente.
4. Compara lo contado con el efectivo teórico, y cada método con su justificante.
5. Si hay descuadre, escribe por qué mientras lo recuerdas, aunque sea una suposición.
6. Guarda el cierre e imprime o archiva el resumen del turno.
7. Retira la recaudación y deja en el cajón solo el fondo.

Siempre en el mismo orden y, si puede ser, con la misma persona. Si quieres saber cómo cobrar sin líos cuando una mesa paga por separado, mira cómo dividir la cuenta.

Cómo se cierra la caja en isoMenú

En isoMenú cada turno empieza abriendo la caja con su fondo, y sin caja abierta no se puede cobrar. Durante el turno puedes registrar entradas y salidas de efectivo, que cuentan en el efectivo teórico junto al fondo y a las ventas en efectivo.

Antes de cerrar, el TPV te enseña los pedidos y las mesas que siguen abiertos y su importe, para que decidas qué hacer con ellos; no te impide cerrar. Al cerrar escribes el efectivo contado y el TPV calcula el descuadre frente al teórico, con una nota para explicarlo. El ticket de cierre recoge los totales del turno: ventas por método de pago, propinas, entradas y salidas, el IVA del turno calculado con el tipo general del local y el número de tiques, y se puede reimprimir desde Informes.

En cuanto das de alta un encargado con PIN, cerrar la caja y ver los arqueos exige ese PIN. Si un cobro se anotó con el método equivocado, se corrige después con PIN de encargado; si la caja ya estaba cerrada, lo contado no se toca y la corrección queda anotada.

Para los días en que nadie cierra, hay un cierre automático de seguridad a la hora que fije el restaurante, que nunca cierra una caja que pueda seguir en servicio. Ojo: ese cierre no cuenta el efectivo, así que la caja queda cerrada sin contar. Y los informes de cajas, con el fondo, el efectivo teórico, el contado y el descuadre de cada turno, se descargan en Excel o CSV. Lo tienes todo en la página del TPV.